Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung „Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO“

zwischen

Auftraggeber

im Folgenden: Auftraggeber -

und

atrava GmbH, Ravensberger Str. 14, 33824 Werther

im Folgenden: Auftragsverarbeiter -

schließen folgenden Vertrag:

1. Allgemeine Bestimmungen und Auftragsgegenstand

Gegenstand des vorliegenden Vertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag durch den Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Inhalt des Auftrags, Kategorien betroffener Personen und Datenarten sowie Zweck der Vereinbarung sind Anlage 1 zu entnehmen.
Der Auftraggeber ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er allein ist für Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitungsvorgänge nach Art. 6 DSGVO und die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich.
Die Verarbeitung der Daten durch den Auftragsverarbeiter findet ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des EWR- Abkommens statt. Die Verarbeitung außerhalb dieser Staaten erfolgt nur unter den Voraussetzungen von Kapitel 5 der DSGVO (Art. 44 ff.) und mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.
Die Vergütung wird außerhalb dieses Vertrags vereinbart.

2. Vertragslaufzeit und Kündigung

Der Vertrag beginnt mit der Unterzeichnung und Wirksamkeit des Hauptvertrages/Angebots – und endet • mit der Beendigung des Hauptvertrages / • mit Kündigung Die Parteien sind sich darüber im Klaren, dass die Auftragsdatenverarbeitung nicht ohne einen gültigen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag erfolgen darf, sodass die Auftragsdatenverarbeitung im Falle der Beendigung des vorliegenden Vertrages bis zum Abschluss eines neuen Vertrages über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nicht erfolgen darf.
Eine ordentliche Kündigung dieses Vertrages ist ausgeschlossen. Das Vertragsverhältnis über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag endet automatisch mit der Beendigung des entsprechenden Hauptvertrages.
Das Recht zur fristlosen Kündigung bleibt von den vorliegenden Ziffern unberührt. Ein recht zur fristlosen Kündigung ist insbesondere im Falle von schweren, vorsätzlichen und / oder wiederholten Verstößen gegen vertragliche oder gesetzliche Datenschutzbestimmungen gegeben. Ein schwerer Verstoß liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer den Weisungen des Auftraggebers – gleich aus welchem Grund – nicht nachkommt oder Kontrollen durch den Auftraggeber oder die zuständigen Aufsichtsbehörden nicht unterstützt, behindert oder erschwert.

3. Weisungen des Auftraggebers

Dem Auftraggeber steht ein umfassendes Weisungsrecht in Bezug auf Art, Umfang und Modalitäten der Datenverarbeitung ggü. dem Auftragsverarbeiter zu. In dieser Rolle kann er insbesondere die unverzügliche Löschung, Berichtigung, Sperrung oder Herausgabe der vertragsgegenständlichen Daten verlangen. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, den Weisungen des Auftraggebers Folge zu leisten, sofern keine berechtigten vertraglichen oder gesetzlichen Interessen entgegenstehen.
Der Auftragsverarbeiter informiert den Auftraggeber unverzüglich, falls er der Auffassung ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Wird eine Weisung erteilt, deren Rechtmäßigkeit der Auftragsverarbeiter substantiiert anzweifelt, ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, deren Ausführung vorübergehend auszusetzen, bis der Auftraggeber diese nochmals ausdrücklich bestätigt oder ändert.
Weisungen sind grundsätzlich schriftlich oder in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail) zu erteilen. Mündliche Weisung sind auf Verlangen des Auftragsverarbeiters schriftlich oder in einem elektronischen Format durch den Auftraggeber zu bestätigen. Der Auftragsverarbeiter hat Person, Datum und Uhrzeit der mündlichen Weisung in angemessener Form zu protokollieren.
Der Auftraggeber benennt auf Verlangen des Auftragsverarbeiters eine oder mehrere weisungsberechtigte Personen. Änderungen sind dem Auftragsverarbeiter unverzüglich mitzuteilen.

4. Kontrollbefugnisse des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Vertragslaufzeit regelmäßig im erforderlichen Umfang zu kontrollieren oder durch Dritte kontrollieren zu lassen. Der Auftragsverarbeiter wird diese Kontrollen dulden und sie im erforderlichen Maße unterstützen. Er wird dem Auftraggeber insbesondere die für die Kontrollen relevanten Auskünfte vollständig und wahrheitsgemäß erteilen, ihm die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und Datenverarbeitungsprogramme/-systeme gewähren sowie Vorort-Kontrollen ermöglichen. Sofern der Auftraggeber der Verarbeitung der Daten außerhalb der Geschäftsräume (z.B. Privatwohnung) zugestimmt hat, hat der Auftragsverarbeiter dafür zu sorgen, dass der Auftraggeber auch diese Räume zu Kontrollzwecken begehen darf.
Der Auftraggeber hat dafür zu sorgen, dass die Kontrollmaßnahmen verhältnismäßig sind und den Betrieb des Auftragsverarbeiters nicht mehr als erforderlich beeinträchtigen. Insbesondere sollen Vorortkontrollen grundsätzlich zu den üblichen Geschäftszeiten und nach Terminvereinbarung mit angemessener Vorlauffrist erfolgen, sofern der Kontrollzweck einer vorherigen Ankündigung nicht widerspricht.
Die Ergebnisse der Kontrollen und Weisungen sind von beiden Vertragsparteien in geeigneter Weise zu protokollieren.

5. Allgemeine Pflichten des Auftragsverarbeiters

Die Verarbeitung der vertragsgegenständlichen Daten durch den Auftragsverarbeiter erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen in Verbindung mit den ggf. erteilten Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung ist nur aufgrund zwingender europäischer oder mitgliedsstaatlicher Rechtsvorschriften zulässig (z.B. im Falle von Ermittlungen durch Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden). Ist eine Verarbeitung aufgrund zwingenden Rechts erforderlich, teilt der Auftragsverarbeiter dies dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
Der Auftragsverarbeiter hat bei der Auftragsdurchführung sämtliche gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Er hat insbesondere die nach Art. 32 DSGVO notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu implementieren und das nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO erforderliche Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Sofern der Auftragsverarbeiter nach der DSGVO oder sonstigen gesetzlichen Vorschriften zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, bestätigt er, dass er einen solchen in Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften ausgewählt hat und sichert dem Auftraggeber zu, diesen unter Angabe seiner Kontaktdaten zu benennen (z.B. per E-Mail). Änderungen über Person und / oder Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
Die Datenverarbeitung außerhalb der Betriebsstätten des Auftragsverarbeiters oder der Subunternehmer und / oder in Privatwohnungen (z.B. Fernzugriff oder Homeoffice des Auftragsverarbeiters) ist gestattet.
Der Auftragsverarbeiter hat zu gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Vor der Unterwerfung unter die Verschwiegenheitspflicht dürfen die betreffenden Personen keinen Zugang zu den vom Auftraggeber überlassenen personenbezogenen Daten erhalten.
Der Auftragsverarbeiter wird die Erfüllung seiner Pflichten regelmäßig und selbstständig kontrollieren und in geeigneter Weise dokumentieren.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus festgelegt und diese in Anlage 2 dieses Vertrags festgehalten. Die dort beschriebenen Maßnahmen wurden unter Beachtung der Vorgaben nach Art. 32 DSGVO ausgewählt und mit dem Auftraggeber abgestimmt.
Der Auftragsverarbeiter wird die technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Bedarf und / oder anlassbezogen überprüfen und anpassen. Erforderliche Anpassungen werden vom Auftragsverarbeiter dokumentiert und dem Auftraggeber auf Nachfrage zur Verfügung gestellt. Wesentliche Änderungen, durch die das Schutzniveau verringert werden könnte, sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen.

7. Unterstützungspflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber gem. Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO bei dessen Pflichten zur Wahrung der Betroffenenrechte aus Kapitel III, Art. 12 – 22 DSGVO unterstützen. Dies gilt insbesondere für die Erteilung von Auskünften und die Löschung, Berichtigung oder Einschränkung personenbezogener Daten. Die Reichweite der Unterstützungspflicht bestimmt sich im Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung.
Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber ferner gem. Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO bei dessen Pflichten nach Art. 32 – 36 DSGVO (insb. Meldepflichten) unterstützen. Die Reichweite dieser Unterstützungspflicht bestimmt sich im Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der dem Auftragsverarbeiter zur Verfügung stehenden Informationen.

8. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmer)

Der Auftragsverarbeiter ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmer) berechtigt. Alle zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits bestehenden und durch den Auftraggeber bestätigten Subunternehmer-verhältnisse des Auftragsverarbeiters sind diesem Vertrag abschließend in Anlage 2 beigefügt. Für die in Anlage 2 aufgezählten Subunternehmer gilt die Zustimmung mit Unterzeichnung dieses Vertrags als erteilt. Beabsichtigt der Auftragsverarbeiter den Einsatz weiterer Subunternehmer, wird er dies dem Auftraggeber in schriftlicher oder elektronischer Form anzeigen, damit dieser deren Einsatz prüfen kann. Erfolgt keine Zustimmung durch den Auftraggeber, dürfen die betroffenen Subunternehmer nicht eingesetzt werden.
Subunternehmer werden vom Auftragsverarbeiter unter Beachtung der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben ausgewählt. Nebenleistungen, die der Auftragsverarbeiter zur Ausübung seiner geschäftlichen Tätigkeit in Anspruch nimmt, stellen keine Unterauftragsverhältnisse dar. Nebentätigkeiten in diesem Sinne sind insbesondere Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zur Hauptleistung, Post- und Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice sowie sonstige Maßnahmen, die die Vertraulichkeit Integrität der Hard- und Software sicherstellen sollen und keinen konkreten Bezug zur Hauptleistung aufweisen. Der Auftragsverarbeiter wird jedoch auch bei diesen Drittleistungen die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzstandards sicherstellen.
Sämtliche Verträge zwischen Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmerverträge) müssen den Anforderungen dieses Vertrags und den gesetzlichen Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag genügen; dies betrifft insbesondere die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO im Betrieb des Subunternehmers. Die Subunternehmerverträge haben darüber hinaus sicherzustellen, dass die im vorliegenden Vertrag vereinbarten Kontroll- und Weisungsbefugnisse durch den Auftraggeber in gleicher Weise und in vollem Umfang auch gegenüber dem Unterauftragsverarbeiter ausgeübt werden können. Der Auftragsverarbeiter ist im Falle einer entsprechenden Aufforderung des Auftraggebers verpflichtet, Auskunft über die datenschutzrechtlich relevanten Verpflichtungen des Subunternehmers zu erteilen und erforderlichenfalls die entsprechenden Vertragsunterlagen oder Kontroll- und Aufsichtsergebnisse sowie entsprechende Dokumentationen, Protokolle und Verzeichnisse des Auftragsverarbeiters einzusehen oder die Übermittlung dieser Unterlagen in Kopie zu verlangen.
Im Vertrag mit dem Subunternehmer ist festzuschreiben, welche Verantwortlichkeiten der Subunternehmer hat, damit der Auftraggeber diese entsprechend überprüfen kann. Ferner muss der Vertrag mit dem Subunternehmer sicherstellen, dass der Auftraggeber ggü. dem Subunternehmer zur Ausübung der gleichen Kontrollrechte, wie ggü. dem Auftragsverarbeiter berechtigt ist. Der Auftragsverarbeiter hat sicherzustellen, dass die vom Auftraggeber erteilten Weisungen auch von den Subunternehmern befolgt und protokolliert werden. Die Einhaltung dieser Pflichten wird vom Auftragsverarbeiter vor Vertragsschluss mit dem Subunternehmer und sodann regelmäßig kontrolliert und dokumentiert.
Die Weiterleitung von Daten an den Unterauftragsverarbeiter ist erst zulässig, wenn der Subunternehmer seine Pflichten nach Art. 32 Abs. 4 und 29 DSGVO ggü. den ihm unterstellten Personen erfüllt hat.
Der Auftragsverarbeiter ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die von ihm eingesetzten Unterauftragsverarbeiter verantwortlich. Er haftet ggü. dem Auftraggeber für die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzpflichten.
Der Auftragsverarbeiter hat sich von seinen Unterauftragsverarbeitern bestätigen zu lassen, dass diese – soweit gesetzlich vorgeschrieben – einen Datenschutzbeauftragten benannt haben.
Die Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten ist nur zulässig, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind und der Auftraggeber zugestimmt hat.

9. Mitteilungspflichten des Auftragsverarbeiters

Verstöße gegen diesen Vertrag, gegen die Weisungen des Auftraggebers oder gegen sonstige datenschutzrechtliche Bestimmungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen; das gleiche gilt bei Vorliegen eines entsprechenden begründeten Verdachts. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Verstoß vom Auftragsverarbeiter selbst, einer bei ihm angestellten Person, einem Unterauftragsverarbeiter oder einer sonstigen Person, die er zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten eingesetzt hat, begangen wurde.
Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner gesetzlichen Informationspflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO zu unterstützen. Eigenständige Meldungen an Behörden oder Betroffene nach Art. 33 und 34 DSGVO darf der Auftragsverarbeiter erst nach vorheriger Weisung des Auftraggebers durchführen.
Ersucht ein Betroffener, eine Behörde oder ein sonstiger Dritter den Auftragsverarbeiter um Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung, wird der Auftragsverarbeiter die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten; in keinem Fall wird der Auftragsverarbeiter dem Ersuchen des Betroffenen ohne Zustimmung des Auftraggebers nachkommen.
Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn Aufsichtshandlungen oder sonstige Maßnahmen einer Behörde bevorstehen, von der auch die Verarbeitung, Nutzung oder Erhebung der durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten betroffen sein könnten. Darüber hinaus hat der Auftragsverarbeiter den Auftraggeber unverzüglich über alle Ereignisse oder Maßnahmen Dritter zu informieren, durch die die vertragsgegenständlichen Daten gefährdet oder beeinträchtigt werden könnten.

10. Vertragsbeendigung, Löschung und Rückgabe der Daten

Nach Abschluss der vertragsgegenständlichen Datenverarbeitung bzw. nach Beendigung dieses Vertrags hat der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung der betreffenden Daten mehr besteht (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen). Der Auftraggeber ist berechtigt, die Maßnahmen des Auftragsverarbeiters in geeigneter Weise zu überprüfen. Hierzu ist er insbesondere berechtigt, die einschlägigen Löschprotokolle und die betroffenen Datenverarbeitungsanlagen vor Ort in Augenschein zu nehmen.

11. Datengeheimnis und Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter ist unbefristet und über das Ende dieses Vertrages hinaus verpflichtet, die im Rahmen der vorliegenden Vertragsbeziehung erlangten personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und einschlägige Geheimnisschutzregeln, denen der Auftraggeber unterliegt (z.B. § 203 StGB), zu beachten. Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auftragsverarbeiter bei Auftragserteilung auf ggf. bestehende besondere Geheimnisschutzregeln hinzuweisen.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, seine Mitarbeiter mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen und Geheimnisschutzregeln vertraut zu machen und sie zur Verschwiegenheit zu verpflichten, bevor diese ihre Tätigkeit beim Auftragsverarbeiter aufnehmen.
Der Auftragsverarbeiter wird die Einhaltung der in dieser Ziffer genannten Maßnahmen in geeigneter Weise dokumentieren. Die Dokumentation ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.

12. Schlussbestimmungen

Änderungen dieses Vertrags und Nebenabreden bedürfen der schriftlichen oder elektronischen Form, die eindeutig erkennen lässt, dass und welche Änderung oder Ergänzung der vorliegenden Bedingungen durch sie erfolgen soll.
Sollte sich die DSGVO oder sonstige in Bezug genommenen gesetzlichen Regelungen während der Vertragslaufzeit ändern, gelten die hiesigen Verweise auch für die jeweiligen Nachfolgeregelungen.
Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.
Sämtliche Anlagen zu diesem Vertrag sind Vertragsbestandteil.

Anlage 1 – Auftragsdetails

Der vorliegende Vertrag umfasst (ggf. im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag) folgende Leistungen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag erfolgt ausschließlich zweckgebunden.

Der Zweck, der Umfang und die Art sind wie folgt (gemäß der Definition von Art. 4 Nr. 2 DS- GVO):

Zweck, Umfang und Art der Verarbeitung ergeben sich aus dem Hauptvertrag bzw. aus der Leistungsbeschreibung sowie die administrative Wartung, Betreuung und Support der Anwendungen des Auftraggebers.

Die vom Auftragnehmer im Einzelnen zu erbringenden Leistungen sowie der Zweck der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem in (1) genannten Vertrag.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die ihm zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschließlich zur vertraglich vereinbarten Leistung zu verwenden. Dem Auftragnehmer ist es gestattet, verfahrens- und sicherheitstechnisch erforderliche Zwischen-, Temporär- oder Duplikatsdateien zur leistungsgemäßen Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten zu erstellen, soweit dies nicht zu einer inhaltlichen Umgestaltung führt. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von personenbezogenen Daten, Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers vertraulich zu behandeln. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.

Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik

Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der

vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der §§ 4b, 4c BDSG erfüllt sind.

Im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung werden regelmäßig folgende Datenarten verarbeitet:

Personenstammdaten
Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
Kundenhistorie
Vertragsbewegungsdaten (Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten)
Planungs- und Steuerungsdaten
Anschrift und Name des Auftraggebers
Namen, geschäftliche Telefonnummern, E-Mailadressen, Position im Unternehmen
Operative Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei dem Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen handelt es sich um:

Kunden
Interessenten
Beschäftigte i. S. d. § 3 Abs. 11 BDSG
Lieferanten / Dienstleister
Handelsvertreter
Ansprechpartner

Anlage 2 – Liste der bestehenden technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters nach Art. 32 DSGVO

Der Auftragsverarbeiter setzt folgende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der vertragsgegenständlichen personenbezogenen Daten um. Die Maßnahmen wurden im Einklang mit Art. 32 DSGVO festgelegt und mit dem Auftraggeber abgestimmt.

I. Zweckbindung und Trennbarkeit

Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden:

physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern (Webhosting)
Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
Berechtigungskonzept

II. Vertraulichkeit und Integrität

Folgende Maßnahmen gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität der Systeme des Auftragsverarbeiters:

(1) Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, um Unbefugte am Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu hindern (Zutrittskontrolle):

Manuelles Schließsystem
Sicherheitsschlösser
Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)

(2) Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, die die Nutzung der Datensysteme durch unbefugte Dritte verhindern (Zugangskontrolle):

Zuordnung von Benutzerrechten
Erstellen von Benutzerprofilen
Passwortvergabe
Passwort-Richtlinien (regelmäßige Änderung, Mindestlänge, Komplexität etc.)
Authentifikation mit Benutzername / Passwort
Verschlüsselung der Datensicherungssysteme
Einsatz von Anti-Viren-Software

(3) Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle):

Berechtigungskonzept
Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator
regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Zugriffsrechte (insb. bei Ausscheiden von Mitarbeitern o.Ä.)
Anzahl der Administratoren ist auf das „Notwendigste“ reduziert
Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge, Passwortwechsel
Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
sichere Aufbewahrung von Datenträgern
physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung
ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 66399)
Protokollierung der Vernichtung
Verschlüsselung von Datenträgern
Zugriff auf Server nicht möglich, da keine Sicht- und Eingabegeräte angeschlossen sind
Tägliche Datensicherung aller Kundendaten, verschlüsselt auf Backup-Server untergebracht
Regelmäßige Sicherheitsupdates und Security Überprüfung der Datenbestände

(4) Mit Hilfe folgender Maßnahmen kann nachträglich überprüft und festgestellt werden, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungs- systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabe- kontrolle).

Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
Erstellen einer Übersicht, aus der sich ergibt, mit welchen Applikationen welche Daten eingegeben, geändert und gelöscht werden können
Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind
Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts

(5) Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle).

Auswahl des Auftragsverarbeiters unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)
vorherige Prüfung der und Dokumentation der beim Auftragsverarbeiter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen
schriftliche Weisungen an den Auftragsverarbeiter (z.B. durch Auftragsverarbeitungsvertrag)
Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters auf das Datengeheimnis
Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags
Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragsverarbeiter vereinbart
laufende Überprüfung des Auftragsverarbeiters und seiner Tätigkeiten

Anlage 3 – Liste der bestehenden Subunternehmer zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses

alkima GmbH, Colmarer Str. 12, 65203 Wiesbaden
Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland